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1. OBJETO
Esta Política de Tratamiento de la Información, determina los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que alimentan y constituyen las bases de datos personales de Berhlan de Colombia S.A.S., de conformidad con lo consagrado en la Constitución Política y las leyes respectivas, con el fin de proteger sus derechos constitucionales, especialmente, los señalados en los artículos 15 y 20 superiores, garantizando los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La empresa Berhlan de Colombia S.A.S, tiene domicilio en el Kilómetro 12 Vía al Valle, La Tebaida (Quindío) – Colombia (Suramérica), identificado con NIT. 900.742.771-9 Con el número de contacto 315 303 1547 – 311 764 4548. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los derechos y deberes consagrados en la presente política, podrá dirigirse por escrito a la dirección anteriormente mencionada, o por la opción de PQRS en la página web www.berhlan.com.
3. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Serán encargados del tratamiento de datos personales en la empresa Berhlan de Colombia S.A.S, cada uno de los responsables de las áreas y dependencias de la misma, de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos.
Berhlan de Colombia S.A.S, establece como canal de comunicación entre los encargados del tratamiento de datos personales, al área de Cumplimiento. La mencionada área puede contactarse a través del correo electrónico cumplimiento@berhlan.com
4. DEFINICIONES
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
• Dato Semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
• Dato Privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; así como los datos relativos a la salud, vida sexual, y biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
5. TIPOS DE BASES DE DATOS
La empresa Berhlan de Colombia S.A.S., en el ejercicio de sus actividades emplea principalmente los siguientes tipos de bases de datos:
5.1. Base de Datos Personales de Colaboradores Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
• Datos sensibles. Para este, el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, un vínculo laboral y el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines laborales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Hojas de Vida Colaboradores Activos.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Software SIESA ACCESS.
o Software SIESA NOMINA WEB.
5.2. Base de Datos Personales de Colaboradores Retirados
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales que se vincularon laboralmente con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y/o de custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
• Datos sensibles.
Para este, el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Para tal efecto, existió entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento un vínculo laboral y el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines laborales y/o custodia.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Hojas de Vida Colaboradores Retirados.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Software SIESA ACCESS.
o Software SIESA NOMINA WEB.
5.3. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Baja Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que tienen algún tipo de vínculo comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de adquisiciones de insumos, servicios y bienes demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza de los datos, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y puede consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Contabilidad, según corresponda la operación.
• Digital: Software SIESA ENTERPRISE.
5.4. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Baja Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que tuvieron algún tipo de vínculo comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia.
En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza de los datos, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y pueden consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Contabilidad, según corresponda la operación.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
5.5. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Media y Alta Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de adquisiciones de insumos, servicios y bienes demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Proveedores y Acreedores.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.6. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Media y Alta Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantuvieron un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales, comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Proveedores y Acreedores.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.7. Base de Datos Personales de Clientes Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de productos y servicios proporcionados por la organización. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Clientes.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.8. Base de Datos Personales de Clientes Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantuvieron un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales, comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Clientes.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.9. Base de Datos Personales de Clientes Potenciales
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas de clientes potenciales de Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad establecer comunicación para promocionar y establecer convenios de compra y venta de productos y servicios de la organización. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza del dato, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y pueden consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• Digital: o Correo electrónico mercadeo@berhlan.com
5.10. Base de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia.
Es la base de datos que contiene imagen y vídeo de las personas naturales colaboradores, clientes, proveedores, acreedores y/o transeúntes, cuyo tratamiento tiene como finalidad las disposiciones de seguridad en la empresa, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad para el tratamiento de la información recolectada de los titulares mediante los Sistemas de Videovigilancia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Privados.
Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines de contacto y acercamiento por medio de las conductas inequívocas, a través de señales o avisos distintivos ubicados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares mediante los cuales se les informa a los titulares que están siendo vigilados y monitoreados.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• Digital:
o DVR, ubicado en el área de Gestión Humana y por el tiempo que determine la capacidad de almacenamiento del propio hardware. La supresión de la información quedará debidamente documentada por una persona que para el efecto determine Gestión Humana.
6. FINALIDAD GENERAL DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable y/o el encargado del tratamiento de las Bases de Datos mencionadas en la presente política, tratan con las siguientes finalidades:
a. Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer de Berhlan de Colombia S.A.S., de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos definida en la presente política.
b. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada uno de los productos desarrollados y fabricados en Berhlan de Colombia S.A.S., así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
c. Mantener un consolidado de la población que integra Berhlan de Colombia S.A.S., y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para la empresa.
Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por Berhlan de Colombia S.A.S., a terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de Berhlan de Colombia S.A.S., o en cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad de éstas y de sus respectivos titulares.
e. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofertados por Berhlan de Colombia S.A.S., o terceros aliados.
f. Cumplir con la políticas y obligación SAGRLAFT (Sistemas de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).
g. El sistema de videovigilancia implica que el tratamiento será temporal teniendo en cuenta que el período de conservación no excederá lo necesario, ya que la finalidad es la seguridad, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad de las bases de datos y de sus respectivos titulares.
h. Demás finalidades contempladas en la Constitución Política, la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Información de Berhlan de Colombia S.A.S
6.1. Tratamiento de Datos Sensibles
Berhlan de Colombia S.A.S., realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización, salvo en aquellos casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. En esta medida, la empresa siempre indicará a los titulares qué datos busca recolectar, almacenar y usar; informándole la facultad voluntaria que tiene de suministrarlos o no. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
6.2. Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
Sólo se tratarán datos personales de menores de 18 años que tengan el carácter de público. Berhlan de Colombia S.A.S., siempre respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y, por tanto, los derechos fundamentales de los menores de edad, caso en el cual, serán los hijos e hijas de los colaboradores. La autorización para el tratamiento de los datos de los niños, niñas y adolescentes, siempre deberá ser otorgada por sus representantes legales o, en su defecto, quien tenga la facultad legal para ello.
7. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES
La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales, la aceptación de la posibilidad que tiene Berhlan de Colombia S.A.S., respetando y garantizando en todo momento las disposiciones Constitucionales y Legales que regulan la materia, para transmitir o transferir parcial o totalmente, los datos del titular a terceros en el país.
A su vez, Berhlan de Colombia S.A.S., se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización y el debido respeto que debe hacerse de la presente política, informándoles que sólo podrán hacer uso de dichos datos y/o información, mientras subsista el vínculo legal o contractual con Berhlan de Colombia S.A.S. y, única y exclusivamente, para los usos expresamente definidos por ésta.
8. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Berhlan de Colombia S.A.S., tratará datos personales de personas naturales y jurídicas que expresamente la autoricen, de acuerdo a los procedimientos descritos para el efecto en la Constitución Política, la Ley y la presente Política y, firmando previamente el Aviso de Privacidad y/o la Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, anexo a esta Política.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los titulares de datos personales en las bases de datos que posea Berhlan de Colombia S.A.S., tienen derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Berhlan de Colombia S.A.S., de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
b. Solicitar a Berhlan de Colombia S.A.S., prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
c. Ser informado por Berhlan de Colombia S.A.S., del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.
d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.
e. Revocar la autorización otorgada a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o solicitar a Berhlan de Colombia S.A.S., que suprima sus datos cuanto se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales y la presente política.
f. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
10. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAR DATOS PERSONALES
10.1. a. b. Procedimiento para conocer los datos personales tratados por la empresa El titular de los datos personales o, sus representantes, pueden elevar solicitud a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la empresa ha recolectado, almacenado y/o usado.
El titular debe presentar una PQRS por medio de la página web www.berhlan.com o, al domicilio ubicado en el Kilómetro 12 Vía al Valle, La Tebaida, Quindío, Colombia, dirigido a Berhlan de Colombia S.A.S. identificado con NIT. 900.742.771- 9, con números de Contactos 315 303 1547 o 311 764 4548; indicando puntualmente, el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir,
por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.
Berhlan de Colombia S.A.S., remitirá la solicitud al responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.
Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que, en ningún caso, podrá ser superior a un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
10.2. Procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por la empresa
El titular de los datos personales o sus representantes, si es del caso, pueden elevar solicitud a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la empresa, sean corregidos, actualizados, rectificados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente política, efectuando el siguiente procedimiento:
a. El titular o su representante, deberá elevar su solicitud al responsable o encargado del tratamiento indicando:
• La identificación del Titular,
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
• La dirección y demás datos de contacto del titular,
• Asimismo, el titular o su representante, deberá acompañar la solicitud con los documentos que corroboren la misma.
b. Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que subsane las falencias señaladas.
c. Transcurridos dos (2) meses contados a partir de la fecha en que se realizó el requerimiento al interesado sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.
d. Una vez recibida la solicitud con el lleno de requisitos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud.
e. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.
contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.
g. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, Berhlan de Colombia S.A.S., informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Nota: No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
10.3. Procedimiento para revocar la autorización dada a la empresa para tratar
los datos personales
El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a Berhlan de Colombia S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar o rectificar los datos personales tratados por Berhlan de Colombia S.A.S.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
10.4. Derecho de Acceso de los Titulares
Berhlan de Colombia S.A.S., informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a conocer gratuitamente los datos que de ellos reposen en las bases de datos tratadas por Berhlan de Colombia S.A.S., por lo menos una vez cada mes calendario o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a las presentes políticas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Berhlan de Colombia S.A.S., sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Berhlan de Colombia S.A.S. deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 11. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información debe ser conocida y aplicada por todos los empleados o colaboradores, Dependencias, clientes y proveedores de Berhlan de Colombia S.A.S.
12. CONSULTA DE LA POLÍTICA
La Política de Tratamiento de la Información podrá ser consultada en la página web de Berhlan de Colombia S.A.S. www.berhlan.com
13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente Política se reglamentará de acuerdo a las disposiciones que sobre el particular consagre la Constitución Política, la Ley y el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente.
14. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Tratamiento de la Información, el Aviso de Privacidad y la Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, que hacen parte integral de ésta Política como anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la Legislación Vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el artículo 15 de la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Circular Externa 003 de 01 de agosto de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio y, demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
15. ANEXOS DE LA POLÍTICA
Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales:
• El Aviso de Privacidad se entenderá para bases de datos creadas antes de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de Berhlan de Colombia S.A.S.
• La Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, será para aquellas bases de datos creadas después de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de Berhlan de Colombia S.A.S.
Dada el día primero (1) del mes de julio del año dos mil veinte (2020).
LILIANA MARCELA BERRIO ALZATE
Gerente Estratégica de Negocios - Berhlan de Colombia S.AS.
Esta Política de Tratamiento de la Información, determina los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que alimentan y constituyen las bases de datos personales de Berhlan de Colombia S.A.S., de conformidad con lo consagrado en la Constitución Política y las leyes respectivas, con el fin de proteger sus derechos constitucionales, especialmente, los señalados en los artículos 15 y 20 superiores, garantizando los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La empresa Berhlan de Colombia S.A.S, tiene domicilio en el Kilómetro 12 Vía al Valle, La Tebaida (Quindío) – Colombia (Suramérica), identificado con NIT. 900.742.771-9 Con el número de contacto 315 303 1547 – 311 764 4548. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los derechos y deberes consagrados en la presente política, podrá dirigirse por escrito a la dirección anteriormente mencionada, o por la opción de PQRS en la página web www.berhlan.com.
3. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Serán encargados del tratamiento de datos personales en la empresa Berhlan de Colombia S.A.S, cada uno de los responsables de las áreas y dependencias de la misma, de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos.
Berhlan de Colombia S.A.S, establece como canal de comunicación entre los encargados del tratamiento de datos personales, al área de Cumplimiento. La mencionada área puede contactarse a través del correo electrónico cumplimiento@berhlan.com
4. DEFINICIONES
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
• Dato Semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
• Dato Privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; así como los datos relativos a la salud, vida sexual, y biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
5. TIPOS DE BASES DE DATOS
La empresa Berhlan de Colombia S.A.S., en el ejercicio de sus actividades emplea principalmente los siguientes tipos de bases de datos:
5.1. Base de Datos Personales de Colaboradores Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
• Datos sensibles. Para este, el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, un vínculo laboral y el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines laborales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Hojas de Vida Colaboradores Activos.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Software SIESA ACCESS.
o Software SIESA NOMINA WEB.
5.2. Base de Datos Personales de Colaboradores Retirados
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales que se vincularon laboralmente con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y/o de custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
• Datos sensibles.
Para este, el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Para tal efecto, existió entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento un vínculo laboral y el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines laborales y/o custodia.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Hojas de Vida Colaboradores Retirados.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Software SIESA ACCESS.
o Software SIESA NOMINA WEB.
5.3. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Baja Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que tienen algún tipo de vínculo comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de adquisiciones de insumos, servicios y bienes demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza de los datos, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y puede consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Contabilidad, según corresponda la operación.
• Digital: Software SIESA ENTERPRISE.
5.4. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Baja Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que tuvieron algún tipo de vínculo comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia.
En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza de los datos, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y pueden consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Contabilidad, según corresponda la operación.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
5.5. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Media y Alta Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de adquisiciones de insumos, servicios y bienes demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Proveedores y Acreedores.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.6. Base de Datos Personales de Proveedores y Acreedores Cuantía Media y Alta Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantuvieron un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales, comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Proveedores y Acreedores.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.7. Base de Datos Personales de Clientes Activos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por la empresa, para requerimientos de productos y servicios proporcionados por la organización. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Clientes.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.8. Base de Datos Personales de Clientes Inactivos
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas que mantuvieron un vínculo contractual y/o comercial con Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales, comerciales estipuladas por la empresa y/o custodia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
• Semiprivados.
• Privados.
Esta base de datos se cataloga internamente entre nacionales e internacionales. Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines contractuales y/o comerciales.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• En Físico: Ubicada en el área de Gestión Documental en el archivador rotulado como Clientes.
• Digital:
o Software SIESA ENTERPRISE.
o Servidor de Intranet.
5.9. Base de Datos Personales de Clientes Potenciales
Es la base de datos que contiene información de las personas naturales y jurídicas de clientes potenciales de Berhlan de Colombia S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad establecer comunicación para promocionar y establecer convenios de compra y venta de productos y servicios de la organización. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Públicos.
Para tal efecto, no existe autorización entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento, ya que, por la naturaleza del dato, únicamente se toma la información como calidad de comerciante, profesión u oficio y pueden consultarse fácilmente en registros públicos.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• Digital: o Correo electrónico mercadeo@berhlan.com
5.10. Base de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia.
Es la base de datos que contiene imagen y vídeo de las personas naturales colaboradores, clientes, proveedores, acreedores y/o transeúntes, cuyo tratamiento tiene como finalidad las disposiciones de seguridad en la empresa, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad para el tratamiento de la información recolectada de los titulares mediante los Sistemas de Videovigilancia. En esta base de datos se recolectan, almacenan y usan los siguientes datos:
• Privados.
Para tal efecto, existe entre el titular de los datos personales y el responsable del tratamiento el Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, con fines de contacto y acercamiento por medio de las conductas inequívocas, a través de señales o avisos distintivos ubicados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares mediante los cuales se les informa a los titulares que están siendo vigilados y monitoreados.
Esta base de datos es almacenada de la siguiente manera:
• Digital:
o DVR, ubicado en el área de Gestión Humana y por el tiempo que determine la capacidad de almacenamiento del propio hardware. La supresión de la información quedará debidamente documentada por una persona que para el efecto determine Gestión Humana.
6. FINALIDAD GENERAL DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable y/o el encargado del tratamiento de las Bases de Datos mencionadas en la presente política, tratan con las siguientes finalidades:
a. Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al quehacer de Berhlan de Colombia S.A.S., de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos definida en la presente política.
b. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada uno de los productos desarrollados y fabricados en Berhlan de Colombia S.A.S., así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa.
c. Mantener un consolidado de la población que integra Berhlan de Colombia S.A.S., y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para la empresa.
Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por Berhlan de Colombia S.A.S., a terceros que gestionen, ayuden o desarrollen la ejecución de actividades propias de Berhlan de Colombia S.A.S., o en cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad de éstas y de sus respectivos titulares.
e. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofertados por Berhlan de Colombia S.A.S., o terceros aliados.
f. Cumplir con la políticas y obligación SAGRLAFT (Sistemas de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).
g. El sistema de videovigilancia implica que el tratamiento será temporal teniendo en cuenta que el período de conservación no excederá lo necesario, ya que la finalidad es la seguridad, garantizando la implementación de las medidas de seguridad y confidencialidad de las bases de datos y de sus respectivos titulares.
h. Demás finalidades contempladas en la Constitución Política, la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Información de Berhlan de Colombia S.A.S
6.1. Tratamiento de Datos Sensibles
Berhlan de Colombia S.A.S., realizará el tratamiento de datos sensibles siempre que el titular dé su autorización, salvo en aquellos casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. En esta medida, la empresa siempre indicará a los titulares qué datos busca recolectar, almacenar y usar; informándole la facultad voluntaria que tiene de suministrarlos o no. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.
6.2. Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes
Sólo se tratarán datos personales de menores de 18 años que tengan el carácter de público. Berhlan de Colombia S.A.S., siempre respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y, por tanto, los derechos fundamentales de los menores de edad, caso en el cual, serán los hijos e hijas de los colaboradores. La autorización para el tratamiento de los datos de los niños, niñas y adolescentes, siempre deberá ser otorgada por sus representantes legales o, en su defecto, quien tenga la facultad legal para ello.
7. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES
La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales, la aceptación de la posibilidad que tiene Berhlan de Colombia S.A.S., respetando y garantizando en todo momento las disposiciones Constitucionales y Legales que regulan la materia, para transmitir o transferir parcial o totalmente, los datos del titular a terceros en el país.
A su vez, Berhlan de Colombia S.A.S., se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización y el debido respeto que debe hacerse de la presente política, informándoles que sólo podrán hacer uso de dichos datos y/o información, mientras subsista el vínculo legal o contractual con Berhlan de Colombia S.A.S. y, única y exclusivamente, para los usos expresamente definidos por ésta.
8. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Berhlan de Colombia S.A.S., tratará datos personales de personas naturales y jurídicas que expresamente la autoricen, de acuerdo a los procedimientos descritos para el efecto en la Constitución Política, la Ley y la presente Política y, firmando previamente el Aviso de Privacidad y/o la Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, anexo a esta Política.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los titulares de datos personales en las bases de datos que posea Berhlan de Colombia S.A.S., tienen derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Berhlan de Colombia S.A.S., de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
b. Solicitar a Berhlan de Colombia S.A.S., prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente documento.
c. Ser informado por Berhlan de Colombia S.A.S., del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.
d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.
e. Revocar la autorización otorgada a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o solicitar a Berhlan de Colombia S.A.S., que suprima sus datos cuanto se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales y la presente política.
f. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
10. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAR DATOS PERSONALES
10.1. a. b. Procedimiento para conocer los datos personales tratados por la empresa El titular de los datos personales o, sus representantes, pueden elevar solicitud a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la empresa ha recolectado, almacenado y/o usado.
El titular debe presentar una PQRS por medio de la página web www.berhlan.com o, al domicilio ubicado en el Kilómetro 12 Vía al Valle, La Tebaida, Quindío, Colombia, dirigido a Berhlan de Colombia S.A.S. identificado con NIT. 900.742.771- 9, con números de Contactos 315 303 1547 o 311 764 4548; indicando puntualmente, el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, sus datos de contacto los cuales deben incluir,
por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.
Berhlan de Colombia S.A.S., remitirá la solicitud al responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.
Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que, en ningún caso, podrá ser superior a un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.
10.2. Procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por la empresa
El titular de los datos personales o sus representantes, si es del caso, pueden elevar solicitud a Berhlan de Colombia S.A.S., y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la empresa, sean corregidos, actualizados, rectificados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente política, efectuando el siguiente procedimiento:
a. El titular o su representante, deberá elevar su solicitud al responsable o encargado del tratamiento indicando:
• La identificación del Titular,
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
• La dirección y demás datos de contacto del titular,
• Asimismo, el titular o su representante, deberá acompañar la solicitud con los documentos que corroboren la misma.
b. Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que subsane las falencias señaladas.
c. Transcurridos dos (2) meses contados a partir de la fecha en que se realizó el requerimiento al interesado sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.
d. Una vez recibida la solicitud con el lleno de requisitos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud.
e. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.
contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.
g. Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, Berhlan de Colombia S.A.S., informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Nota: No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
10.3. Procedimiento para revocar la autorización dada a la empresa para tratar
los datos personales
El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a Berhlan de Colombia S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento consagrado en el procedimiento para corregir, actualizar o rectificar los datos personales tratados por Berhlan de Colombia S.A.S.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
10.4. Derecho de Acceso de los Titulares
Berhlan de Colombia S.A.S., informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a conocer gratuitamente los datos que de ellos reposen en las bases de datos tratadas por Berhlan de Colombia S.A.S., por lo menos una vez cada mes calendario o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a las presentes políticas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Berhlan de Colombia S.A.S., sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Berhlan de Colombia S.A.S. deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 11. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información debe ser conocida y aplicada por todos los empleados o colaboradores, Dependencias, clientes y proveedores de Berhlan de Colombia S.A.S.
12. CONSULTA DE LA POLÍTICA
La Política de Tratamiento de la Información podrá ser consultada en la página web de Berhlan de Colombia S.A.S. www.berhlan.com
13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente Política se reglamentará de acuerdo a las disposiciones que sobre el particular consagre la Constitución Política, la Ley y el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente.
14. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Tratamiento de la Información, el Aviso de Privacidad y la Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, que hacen parte integral de ésta Política como anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la Legislación Vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el artículo 15 de la Constitución Política, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Circular Externa 003 de 01 de agosto de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio y, demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
15. ANEXOS DE LA POLÍTICA
Aviso de Privacidad y Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales:
• El Aviso de Privacidad se entenderá para bases de datos creadas antes de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de Berhlan de Colombia S.A.S.
• La Autorización Expresa para el Tratamiento de Datos Personales, será para aquellas bases de datos creadas después de la entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información de Berhlan de Colombia S.A.S.
Dada el día primero (1) del mes de julio del año dos mil veinte (2020).
LILIANA MARCELA BERRIO ALZATE
Gerente Estratégica de Negocios - Berhlan de Colombia S.AS.